Subscribe Twitter Facebook

Senin, 29 April 2013

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

a. DEFINISI
   Definisi organisasi nya sendiri yaitu sebuah kelompok individu yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan tertentu.
Chester Barnand, dalam bukunya The Function of the Executive(1938), mengamati bahwa dalam tinjauan organisasi secara mendalam, komunikasi akan menjadi pusat perhatian. Hal ini disebabkan struktur, keluasan dan lingkup organisasi hampir seluruhnya ditentukan oleh berbagai teknik komunikasi.

ARTI PENTING KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
  Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam manajemen organisasi. Karena pada hakekatnya me "manage" adalah "mencapai tujuan melalui orang lain" (getting things done trough others), maka seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawan-karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

  Istilah "komunikasi" mempunyai banyak arti. Bagi orang awam, mungkin akan diartikan sebagai alat atau media pengirim informasi; seperti misalnya: telepon, telegram, atau televisi. Sedangkan bagi orang lain diartikan sebagai saluran komunikasi dalam organisasi; seperti misalnya: komunikasi formal melalui rantai komando, komuikasi informal, kotak saran, atau prosedur penyelesaian konflik.

  Sebenarnya jika ditelusuri, istilah "komunikasi" ini berasal dari bahasa latin yaitu dari kata "communis"; yang berarti "sama" (common). Jika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan, maka kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik-temu yang sama untuk mencapai suatu pemahaman atau pengertian. Dengan dasar inilah Flippo mendefinisikan komunikasi sebagai suatu tindakan mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara atau penulis.
  
   Jadi yang dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.



b. JENIS dan PROSES KOMUNIKASI

MODEL PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi sebaiknya dipandang dalam kerangka model yang menunjukkan suatu rangkaian tahap-tahap atau langkah-langkah. Dalam setiap komunkasi terdapat tahap-tahap dimana suartu gagasan atau pengertian dikirimkan dari sumbernya yang disebut sebagai komunikator atau pengirim. Dengan memahami tahap-tahap dalam proses komunkasi, beserta beberapa hambatan yang mungkin terjadi maka akan dicapai komunikasi yang lebih efektif. Berikut dibawah ini akan diuraikan tahap-tahap berlangsungnya suatu proses komunkasi secara teoritik.
1. Tahap ideasi
  Tahap pertama dalam proses komunkasi. Ideasi yaitu proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan ole
komunkator. 
2. Tahap encoding
   Dalam tahap encoding ini, gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata (lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.
3. Tahap pengiriman
   Tahap ketiga adalah pengiriman (transmitting) gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded)melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut media komunikasi. Saluran dan media komunkasinya dapat berbentuk lisan (telepon, temu-muka langsung) atau tertulis (papan pengumuman dan poster, buku pedoman)
4. Tahap penerimaan
   Setelah pesan dikirimkan melalui media komunikasi, maka diterima oleh komunikan. Penerimaan pesan ini dapat melalui proases mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya. Jika informasi atau pesan berbentuk komunikasi lisan, maka seringkali kegagalan dalam mendengarkan dan berkonsentrasi mengakibatkan hilangnya pesan-pesan tersebut.
5. Tahap decoding
   Tahap kelima yaitu decoding dimana pesan-pesan yang diterima diintrepretasikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir. Pikiran manusia, sistem memori mekanis, istink binatang, dan proses berpikir lainnya berfungsi sebagai mekanisme decoding. Dalam tahap decoding ini dapat terjadi ketidaksesuaian atau bahkan penolakan  terhadap gagasan atau idea yang di "encoding" oleh komunikator dikarenakan adanya hambatan teknis, dan lebih-lebih adanya perbedaan persepsi antara komunkator dan persepsi komunikan dalam hal arti kata atau semantik.
6. Tahap tindakan
   Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap terakhir dalam suatu proses komunkasi. Dalam tahap ini, respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat dikatakan telah terjadi komunkasi yang efektif.

JENIS KOMUNIKASI

a. Komunikasi lisan dan tertulis
   Dasar prnggolongan komunkasi lisan dan tertulis adalah bentuk pesan yang akan disampaikan.Kedua bentuk jenis komunkasi ini mempunyai perbedaan yang sangat besar dalam kemampuan mengungkapkan secara jelas dan tepat atas informasi yang dikirimkan. Namun demikian, banyak orang menyukai komunikasi lisan karena situasi keakaraban yang ditimbulkannya. Sedangkan orang lain berpendapat bahwa kecermatan dan ketepatan biasanya lebih berhasil dicapai melalui komunkasi lisan maupun tertulis; biasanya pada kesempatan atau saat yang berbeda; dengan maksud untuk menigkatkan kemungkinan pemahaman atas pesan-pesan yang dikirimkan.
b. Komunkasi verbal dan non verbal
   Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perasaan dan gagasan-gagasan atau ide-ide yang timbul akan dikomunikasikan. Informasi mengenai perasaan seseorang dikemukakan secara lisan melalu apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakannya. Arti dari kata atau kalimat diperjelas melalui tinggi rendahnya nada suara, perubahan nada suara, keras tidaknya suara, dan kapan komunkator berbicara. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalu berbagai isyarat-isyarat atau signal-signal non verbal. Dalam percakapan tatap-muka langsung, perasaan, keadaan jiwa, atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui gerakan isyarat(gesture), ekspresi wajah, posisi gerakan badan, kontak pisik, kontak pandangan mata, dan stimulasi non-verbal lain yang sama pentingnya dengan kata-kata yang diucapkan.
c. Komunikasi kebawah, keatas, dan kesamping
   Penggolongan komunkasi kebawah, keatas, dan kesamping(lateral) ini didasarkan pada arah aliran pesan-pesan dan informasi didalam suatu organisasi. 
Komunikasi kebawah : Aliran informasi kebawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan operasional.
Komunkasi keatas : Aliran komunikasi keatas dari hirarki wewenang yang lebih rendah ke yang lebih tinggi biasanya mengalir disepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informsi mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan pada organisasi.
Komunkasi kesamping : Komunikasi kesamping(lateral communcation) terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan wewenang yang sama(komunkasi horisontal) atau antara orang atau pihak pada tingkatan yang berbeda yang tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya(komunkasi diagonal).
d. Komunikasi formal dan informal
 Komunikasi formal : Komunkasi formal terjadi diantara garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Komunikasi formal juga menetapkan saluran diaman komunkasi keatas berlangsung.
Komunkasi informal : Komunikasi informal terjadi sebagai perwujudan dari keinginan manusia untuk bergaul (sosialisasi) dan keinginan untuk menyampaikan informasi yang dipunyainya dan dianggap tidak dipunyai oleh rekan sekerjanya.
e. Komunikasi satu arah dan dua arah
 Komunikasi satu arah : Jenis komunikasi satu arah ini menghilangkan kesempatan untuk memperoleh penjelasan dan konfirmasi. Jenis komunikasi ini hanya menekankan penyampaian pesan.
Komunikasi dua arah : Komunikasi dua arah mempunyai suatu sistem umpan balik yang terpasang tetap (built-in system of feed back) didalamnya, yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan balik pesan yang disampaikan.  


C. IMPLIKASI MANEJERIAL
Peran manajerial dalam suatu organisasi dapat dijelaskan lebih rinci sebagai berikut:
Peran Antarpribad
menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai seorang  tokoh figur, manajer, penghubung.
Peran Informasional
Monitoring, peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Penyebar Informasi, peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.
Juru Bicara, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal).
Paran Keputusan
Wirausaha, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas.
Pemecah Masalah, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi
Pengalokasi Sumber Daya, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik. Seperti sumber daya manusia, sumber daya keuangan, sumber daya informasi, dan lain sebagainya.
Negosiator, kemampuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak eksternal organisasi.
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.

 







SUMBER REFERENSI :
Flippo, Edwin. B, Personnel Management, Mcgraw-Hill Kogakusha, Ltd, Tokyo,1980
Drs. Gunawan Jiwanto, Komunikasi Dalam Organisasi, Yogyakarta, 1985
Dr. Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta, 2004

0 komentar:

Posting Komentar

 
Powered by Blogger